บทที่3 ระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

บทที่ 3 ระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

1.จงตอบคำถามข้อย่อยต่อไปนี้

1.1 อธิบายความหมายของระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ (TPS)

ตอบ ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อให้ทำงานเกี่ยวกับการดำเนินงาน ภายในองค์กร โดยใช้เครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์ เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลักของระบบ โดยที่ TPS จะช่วยสนับสนุนให้การดำเนินงานในแต่ละวันของ องค์การเป็นไปอย่างเรียบร้อยเป็นระบบ โดยเฉพาะปัจจุบันที่การดำเนินงานในแต่ละวันมักจะเกี่ยวข้องกับข้อมูลเป็น จำนวนมากอีกทั้งยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถเรียกสารสนเทศอ้างอิงอย่างสะดวกและถูกต้องใน อนาคต

1.2 หน้าที่หลักของ TPS มีอะไรบ้าง

ตอบ 1. การทำบัญชี ( Bookeeping ) ทำหน้าที่ในการเก็บบันทึกการปฏิบัติงานหรือเหตุการณ์ทางการบัญชีที่เกิดขึ้น ในแต่ละวันขององค์การ โดยการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นมักจะเกี่ยวข้องกับบุคคล 2 กลุ่มคือ ลูกค้า (Customer) และผู้ขายวัตถุดิบ (Supplier) โดยที่องค์การต้องมการลงบันทึกรายการขายสินค้าในแต่ละวัน และบันทึกรายการซื้อสินค้าเข้าร้าน เป็นต้น

2. การอออกแบบเอกสาร(Document Issuance) ทำหน้าที่เกี่ยวกับการออกแบบเอกสาร ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานในแต่ละวันขององค์การ

3. การทำรายงานควบคุม (Control Reporting) ทำหน้าที่เกี่ยวกับการเก็บเอกสารต่าง ๆ ที่มีผลมาจากการดำเนินงานขององค์การ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อตรวจสอบและควบคุมการดำเนินงานขององค์การ

1.3 อธิบายส่วนประกอบของวงจรการทำงานของ TPS ว่าแตกต่างจากระบบจัดออกรายงานสำหรับการจัด MRS อย่างไร
ตอบ TPS และ MRS ข้อแตกต่างคือ MRS จะออกรายงานที่มีวัตถุประสงค์สำหรับสนับสนุนการบริหารและการจัดการของผู้ บริหาร ขณะที่TPS จะออกรายงานที่มีวัตถุประสงค์ เพื่อแสดงและควบคุมการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นในแต่ละวันต่อองค์การ

2. จงตอบคำถามข้อย่อยต่อไปนี้

2.1 อธิบายความหมายของระบบจัดทำรายงานเพื่อการจัดการ (MRS)

ตอบ ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นเพื่อรวบรวม ประมวลผล จัดระบบ และจัดทำรายงาน หรือเอกสารสำหรับช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการบริหาร เนื่องจากรายงานที่ถูกทำอย่างเป็นระบบจะช่วยให้การบริหารงานมีประสิทธิภาพ

2.2 รายงานที่ออกระบบ MRS มีกี่ประเภท และอะไรบ้าง จงอธิบายอย่างละเอียด

ตอบ 4 ประเภท

1. รายงานที่ออกตามตาราง (Schedule Report) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นตามระยะเวลาที่กำหนดแน่นอน เช่น ประจำวัน ประจำสัปดาห์ หรือประจำเดือน เป็นต้น

2 . รายการที่ออกในกรณีพิเศษ (Exception Report) เป็นราบงานที่จัดทำขึ้นเมื่อมีสิ่งผิดปกติหรือปัญหาเฉพาะหน้าเกิดขึ้น โดยการนำเสนอรายงานพิเศษมีวัตถุประสงค์ต้องการให้ผู้บริหารรับทราบ ใจละทำการตัดสินใจแก้ไขและควบคุมผลประโยชน์ขององค์การ เช่น รายชื่อลูกค้าที่ค้างชำระ เป็นต้น

3 . รายการที่ออกตามความต้องการ (Demand Report) เป็นรายการที่จัดทำขึ้นตามความต้องการของผู้บริหาร ซึ่งรายงานตามความต้องการจะแสดงข้อมูลเฉพาะเรื่องที่ผู้บริหารต้องการทราบ เพื่อให้ผู้บริหารเกิดความเข้าใจในปัญหาและสามารถตัดสินใจอย่างเหมาะสม

4 . รายงานที่ออกเพื่อพยากรณ์ (Predictive Report) เป็นรายงานที่ใช้ข้อสารสนเทศช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหาร การพยากรณ์จะอาศัยเทคนิคการวิเคราะห์ทางสถิติและคณิตศาสตร์

2.3 สิ่งที่ควรมีในรายงานที่ออกโดยระบบ MRS มีอะไรบ้าง

ตอบ 1. ตรงประเด็น ( Relevance )

2. ความถูกต้อง ( Accuracy )

3. ถูกเวลา ( Timelinrss )

4. สามารถพิสูจน์ได้ ( Verifiability )

2.4 คุณสมบัติที่ดีของระบบ MRS มีอะไรบ้าง จงอธิบายอย่างละเอียด

ตอบ - สนับสนุนการตัดสินใจ

- ผลิตรายงานตามตารางที่ กำหนด

- ผลิตรายงานตามรูปแบบที่กำหนด

- รวบรวมและประมวลผลข้อมูล

- ผลิตรายงานออกมาในรูปกระดาษ

3. จงอธิบายความหมายของระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (DSS)

ตอบ ระบบสารสนเทศที่จัดหาหรือจัดเตรียมข้อมูลสำคัญสำหรับผู้บริหาร เพื่อจะช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือเลือกโอกาสที่เกิดขึ้น ปกติปัญหาของผู้บริหารจะมีลักษณะที่เป็นกึ่งโครงสร้าง และไม่มีโครงสร้าง ซึ้งยากต่อการวางแนวทางรองรับหรือแก้ปัญหาที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ประการสำคัญ DSS จะไม่ทำการตัดสินใจให้กับผู้บริหาร แต่จะจัดหาและประมวลสารสนเทศหรือสิ่งต่าง ๆ ที่จำเป็นในการตัดสินใจให้กับผู้บริหารปัจจุบัน DSS ได้ รับการพัฒนาและนำไปใช้ในองค์กร เนื่องจากเป็นเรื่องที่ได้รับความสนใจจากบุคคลหลายฝ่าย และเกี่ยวข้องโดยตรงกับผู้บริหาร

4. จงตอบคำถามข้อย่อยต่อไปนี้

4.1 อธิบายความหมายของระบบสารสนเทศสำนักงาน (OIS)

ตอบ ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อช่วยให้การทำงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพ โดย OIS จะประกอบขึ้นจากเทคโนโลยีสารสนเทศ และเทคโนโลยีเครื่องใช้สำนักงานที่ถูกออกแบบให้ปฏิบัติงานในสำนักงานเกิดผล สูงสุด หรือสามารถกล่าวได้อีกนัยหนึ่งคือ ระบบสารสนเทศสำนักงานมีวัตถุประสงค์เพื่อจะอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อ สาร ระหว่างพนักงานภายในองค์กรเดียวกันและระหว่างองค์กร รวมทั้งการติดต่อกับสิ่งแวดล้อมภายนอกองค์การ

4.2 อธิบายหน้าที่ของระบบจัดการเอกสารในระบบสารสนเทศสำนักงาน พร้อมยกตัวอย่าง

ตอบ ระบบการจัดเอกสาร ถูกพัฒนาขึ้นให้มีหน้าที่ดูแลเกี่ยวกับการจัดทำ กระจาย และเก็บรักษาเอกสารต่าง ๆ ภายในองค์กร โดยระบบจัดเอกสารจะประกอบด้วยเครื่องมือสำคัญต่อไปนี้

- การประมวลคำ

- การผลิตเอกสารหลายชุด

- การออกแบบเอกสาร

- การประมวลรูปภาพ

- การเก็บรักษา

4.3 อธิบายหน้าที่ของระบบควบคุมข่าวสารในระบบสารสนเทศสำนักงาน พร้อมยกตัวอย่าง

ตอบ ระบบควบคุมและส่งผ่านข่าวสาร เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อควบคุมการกระจายและการใช้งานข่าวสารในสำนักงาน โดยการจัดการข้อมูลให้เป็นระบบ ซึ่งประกอบด้วยรูปแบบในการส่งผ่านข่าวสารที่สำคัญต่อไปนี้

- โทรสาร

- ไปรษณีย์เล็กทรอนิกส์

- ไปรษณีย์เสียง

4.4 อธิบายหน้าที่ของระบบการประชุมทางไกลในระบบสารสนเทศสำนักงาน พร้อมยกตัวอย่าง

ตอบ ระบบประชุมทางไกล เป็นระบบเชื่อมโยงบุคคลตั้งแต่ 2 คนซึ่งอยู่กันคนละที่ ให้สามารถประชุมหรือโต้ตอบกันได้ โดยไม่จำเป็นต้องเดินทางไปอยู่ในสถานที่เดียวกัน

- การประชุมทางไกลที่ใช้ทั้งภาพและเสียง

- การประชุมทางไกลใช้เฉพาะเสียง

- การประชุมโดยใช้คอมพิวเตอร์

- โทรทัศน์ภายใน

- การปฏิบัติงานผ่านระบบสื่อสารทางไกล

4.5 อธิบายหน้าที่ของระบบสนับสนุนการทำงานสำนักงานในระบบสารสนเทศสำนักงาน พร้อมยกตัวอย่าง

ตอบ ระบบสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงาน เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อช่วยให้พนักงานในสำนักงานเดียวกันใช้เทคโนโลยีที่มีอยู่ในสำนักงานให้ เกิดประโยชน์ในการทำงานร่วมกันอย่างเต็มที่ ซึ่งจะประหยัดค่าใช้จ่ายในการลงทุน และช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ โดยที่เราสามารถแบ่งระบบสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงานออกได้เป็นระบบดัง ต่อไปนี้

- ชุดคำสั่งสำหรับกลุ่ม

- ระบบจัดระเบียบงาน

- คอมพิวเตอร์ช่วยในการออกแบบ

- การนำเสนอประกอบภาพ

- กระดานข่าวสารในสำนักงาน